Données de base expliquées à l'aide d'un processus de vente

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À l'heure de la digitalisation, les données constituent un actif important pour les entreprises. Dès lors, le principe suivant s'applique : plus les données sont "propres" et complètes, plus le potentiel est élevé et plus le travail avec les données est facile. Ainsi, une base de données bien entretenue recèle un potentiel élevé.

Dans cet article de blog, nous allons traiter des données de référence et les expliquer plus en détail à l'aide d'exemples. Mais, avant d'aborder les données de référence, il convient de poser la question suivante :

Que sont les données de référence ?

Les données de référence sont des données stockées dans les systèmes pour une longue période et sont disponibles pour tous les utilisateurs et applications autorisés.

En principe, il existe des centaines de types de données de base dans SAP®. Elles sont créées et utilisées différemment selon le secteur d'activité. Les données de référence les plus importantes, utilisées dans presque tous les processus de vente, sont les articles, les clients, les fournisseurs et les documents de vente. Pour illustrer le déroulement d'un processus de vente, nous utiliserons ces données de référence et démontrerons ainsi l'importance des données de référence. Avant de pouvoir simuler un processus de vente, nous devons d'abord créer des données de référence.

Dans ce cadre, nous avons abordé la question "Qu'est-ce qu'une donnée de référence dans SAP" dans un autre article du blog. Vous trouverez ici un aperçu des différents types de données de référence.

Comment créer des données de référence ?

Pour chaque type de données de référence, il existe dans SAP® différentes transactions qui permettent de les créer, de les gérer et de les afficher. Ces transactions de données de référence sont répertoriées dans les forums SAP® et peuvent être recherchées en cas de besoin.

Dans notre exemple, nous commençons par la création de l'article. Dans SAP®, la gestion des articles se trouve au début de la chaîne d'approvisionnement : avant même de vendre un article, celui-ci doit exister.

Instructionsétape par étape : création d'un article

Étape 1 : Les articles sont créés dans SAP® dans la transaction MM01, gérée dans MM02, et affichée dans MM03. Ainsi, la transaction MM01 est appelée en premier.

Étape 2 : Dans notre exemple, nous créons l'article " Eau_Plate" qui est destiné à la vente aux grands distributeurs. Ainsi, nous nommons notre article " Eau_Plate " et sélectionnons « Retail » comme secteur d’activité, du fait que notre article est destiné à la vente. Comme type d'article, nous sélectionnons Boissons et appuyons sur Entrée.

Étape 3 : Le choix de la vue s'ouvre alors. Dans notre cas, nous sélectionnons la vue "Données de référence 1" et "Vente : Données org. vente 1".

Remarque : Qu'est-ce qu'une vue ? Un article possède différents attributs. Ces attributs peuvent être la quantité, l'unité de mesure, etc. Ces attributs sont regroupés dans ce que l'on appelle des vues.

Étape 4 : Une fois ces dernières sélectionnées, il convient de sélectionner la division, l'organisation commerciale et le canal de distribution liés à l'article.

Étape 5 : Une fois cette étape franchie, nous parvenons à la création proprement dite d'un article :

Cette image peut paraître rébarbative pour certains. SAP® veut permettre au créateur de l'article de le décrire aussi précisément que possible.

Dans les onglets, nous visualisons nos vues sélectionnées "Données de référence 1" et " Vente : Données org. vente 1" en surbrillance. En cliquant sur un bouton dans la sélection des vues, les autres onglets peuvent être masqués. Toutefois, si vous ne connaissez pas les attributs contenus dans les différentes vues, vous avez toujours la possibilité de remplir les attributs dans d'autres vues non sélectionnées.

Il n'est pas nécessaire de remplir tous les champs. En fonction de la sélection de la vue, il y a des champs essentiels dont le contenu doit rester cohérent. Concernant les données de référence que nous avons sélectionnées, ces champs sont les suivants : ''Description de l'article'' et ''Unité de mesure de base''. Comme description, dans notre exemple, nous indiquons que l'eau est destinée à la vente. Comme unité de mesure de base, nous choisissons les millilitres.

Dans l'onglet " Vente : Données org. vente 1", il faut renseigner le champ " Classification fiscale ". Après avoir renseigné les champs essentiels, nous sauvegardons nos entrées et ainsi, notre article est créé. A présent, l'enregistrement se trouve à nouveau dans la table ''MARA'' et peut être supprimé si nécessaire.

Étape finale : création d'un client

Maintenant que notre article est créé, nous devons lui attribuer un client. À l'instar des articles, il existe dans SAP des transactions distinctes pour les clients afin de les créer (XD01), de les gérer (XD02) et de les afficher (XD03).

Par conséquent, nous appelons maintenant la transaction XD01 pour créer notre premier client.

À ce stade, le champ "Groupe de comptes" doit être rempli pour définir quel type de client est nécessaire. Nous sélectionnons pour notre groupe de comptes l'option "Client général" et y créons notre client.  

Après avoir créé le client, de la même manière que pour la création de l'article, un écran initial apparaît où vous devez indiquer des données précises sur le client.  

Les champs qui ne doivent pas être obsolètes sont : Le nom (où seul le prénom ou le nom est suffisant), le lieu de résidence et le pays. Nous sommes donc en mesure de créer notre client après avoir rempli les champs. Cependant, nous souhaitons ajouter un compte bancaire valide au nôtre. Pour ce faire, nous accédons à l'onglet Paiement, où nous pouvons spécifier une ou plusieurs coordonnées bancaires.

Après avoir créé un compte bancaire en spécifiant le pays, la clé bancaire, le compte bancaire et le titulaire du compte, nous sauvegardons nos données en appuyant sur le bouton Enregistrer. Nous avons ainsi créé et sauvegardé notre client. La table dans laquelle se trouvent les données sauvegardées est la "KAN1".

Comment les données de référence sont-elles liées ?

Désormais, nous avons notre article "Eau_Plate" et nos clients, qui sont identifiés par un numéro. Comment ces données de référence peuvent-elles être liées ? Si notre client veut acheter notre article, une commande peut être facilement créée par la transaction VA01 qui relie les deux parties. Nous indiquerons de quel type de commande il s'agit et quels articles et clients sont nécessaires. Le nombre de pièces nécessaires est précisé et la quantité totale est calculée sur cette base. Ces informations peuvent maintenant être envoyées au magasin, par exemple, pour que l’article soit prêt à être expédié et finalement pour le livrer.

Ce processus peut s’appliquer à tous les domaines de l'entreprise ayant des données de référence différentes. Les données de base sont créées, utilisées pendant une longue période, et ensuite utilisées, comme dans notre exemple, au moyen d'une commande. Nous pouvons constater que des processus entiers au sein d'une entreprise sont basés sur des données de références et sont donc indispensables.

Tâches de gestion des données de référence

Lorsque vous disposez de données de référence, il est essentiel de les gérer et de les tenir à jour, faute de quoi d'énormes problèmes peuvent survenir. L'une des tâches typiques de la gestion des données de référence consiste à prévenir les erreurs et à gérer les données dans un système central.

Si les données de base sont stockées plusieurs fois sur différents systèmes dans une entreprise et ne sont pas synchronisées en même temps, des erreurs considérables peuvent se produire. Par exemple, si l'extension d'un produit est disponible dans le département des ventes mais pas dans le système de production, un client recevra un article incorrect avec une facture incorrecte.

Pourquoi la gestion des données de référence est-elle importante ?

Dans un tel scénario, des coûts seraient encourus et une perte de réputation aurait lieu. Bien évidemment, dans certains scénarios, il n'est pas nécessaire de gérer les données de référence. Comme SAP est très coopératif avec d'autres applications, la caissière d'un supermarché n'est pas obligée de gérer les données de référence associées à chaque produit vendu. Néanmoins, ce n'est pas toujours le cas. En outre, une bonne gestion des données de référence évite la redondance des données et les efforts de saisie. Tous ces points constituent des tâches importantes de gestion des données de base, qui sont relativement les mêmes dans tous les secteurs.

La solution consisterait à exécuter la gestion des données de référence et les tâches connexes sur un système central (qui ne sert pas de système de vente) afin d'éviter les doublons et les incohérences, etc. Pour la gestion des données de base, chaque type de données de référence possède sa propre transaction, comme mentionné ci-dessus.

Une bonne gestion des données de référence est donc importante pour des processus efficaces, des clients satisfaits et une analyse fiable des différents processus. Gardez donc un œil sur vos tâches de gestion des données de référence !

Comment envoyer des données de référence ?

Dans la mesure où tous les départements se trouvent dans un système unique, il n'est pas nécessaire d'envoyer les données de référence, car tous les départements y ont accès. Cependant, si ce n'est pas le cas et que les différents départements sont liés par un processus mais ne trouvent pas dans un seul système, il est nécessaire d'envoyer les données de référence.

À présent, comment puis-je envoyer mes données de référence ? Cela est réalisé à l'aide des fichiers IDocs. Les IDocs peuvent être considérés comme une enveloppe qui est transportée d'un système à un autre, avec son contenu, au moyen d'une connexion RFC.

Peut-on créer des données de référence plus rapidement ?

L'ensemble du processus de création des données de base peut sembler fastidieux lorsqu'il s'agit de créer chaque client et chaque article séparément.

La solution MasterDataServicesSuite (MDSS) de Libelle a été développée pour répondre aux besoins des utilisateurs de données de référence dans le cadre de leurs activités quotidiennes ou de projets de migration. Notre boîte à outils peut être facilement utilisée via le cockpit central et propose six outils qui couvrent toutes les tâches de gestion des données de référence, individuellement ou en combinaison.

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