Qu’est-ce que les données de base dans SAP ?

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Par la demande d'achat (en abrégé BANF), un département spécialisé signale ses besoins en matériel ou en services. Cela déclenche une commande pour le service des achats. Pour une meilleure compréhension, nous reviendrons sur les données de base à la fin de cet exemple.

Mais tout d'abord, la question suivante se pose : "Qu’est-ce que les données de base dans SAP“ ? Que se cache-t-il derrière ce terme et comment les données de base se distinguent-elles des autres données ? Cet article a pour but de répondre à ces questions ainsi qu’à d’autres interrogations liées aux données de base.

Données de base : Définition

Les données de base contiennent toutes les informations importantes sur les entreprises, les fournisseurs et les clients. Ces données restent inchangées pendant une longue période et sont toujours nécessaires dans les processus commerciaux.
Il peut s'agir par exemple des noms des articles, des adresses des personnes en charge de l'entreprise et des fournisseurs ou encore des confirmations de livraison pour les clients.

Dans ce contexte, les données de base remplissent surtout les aspects suivants :

  • Peu de modifications des enregistrements
  • Longue validité
  • Focalisation sur la maintenance et l'exactitude des données
  • Utilisation prête dans l‘entreprise

Mais quels sont les différents types de données de base SAP ? La section suivante vous donne un aperçu des principaux types de données de base. (Source)

Les différents types de données de base

Fiche article : lieu central d'organisation et de stockage des données spécifiques aux articles, telles que le numéro d'article, le poids, la taille et la désignation.
Fiche fournisseur : elle comprend toutes les données spécifiques au fournisseur telles que le nom, l'adresse, la devise, les conditions de paiement et les personnes de contact.
Fiche client : tous les processus côté vente tournent autour de cette fiche, comme le nom du client, l'adresse, le numéro de client, les coordonnées bancaires et les conditions de livraison.
Fiche infos-achats : elle permet de relier la fiche article à la fiche fournisseur. Cela signifie que les informations qui mettent un article exclusivement en relation avec un fournisseur y sont gérées, comme les prix, les conditions et le délai prévisionnel de livraison.
Messages : Ce sont les données liées à la communication avec le client. Que ce soit par e-mail, impression, EDI ou même fax. Les messages les plus courants sont les confirmations de commande pour les clients, les factures, les confirmations d'expédition et les documents de transport.

Y a-t-il d'autres types de données dans SAP ?

Il n'y a évidemment pas qu'un seul type de données dans SAP. Outre les données de base, il y a aussi les données organisationnelles et les données de mouvement. Ces données sont clairement distinctes, mais peuvent être interdépendantes au sein d'un processus d'entreprise.

Les données organisationnelles permettent de représenter une entreprise dans le système.

Les données d'organisation sont par exemple :

  • Le mandant : représente le groupe ou le siège d'une entreprise dans un système.
  • La société : il s'agit d'une comptabilité autonome. Tous les événements commerciaux passent par la société.
  • Division : peut être un site de production, un siège social ou un entrepôt. Dans le mandant, une division est toujours unique.
  • Magasin : Il est directement affecté à une division et permet de distinguer les stocks d'un article.
  • Organisation d'achats : Achats de l'entreprise dans le système
  • Groupe d'acheteurs : équipe de collaborateurs responsables d'un domaine. Ce domaine peut ainsi être responsable de l'achat de certains articles ou services.

Enfin, il y a les données de mouvement. Ces données sont variables et n'existent généralement qu'au sein d'un processus commercial.

En voici quelques exemples :

  • Commande : numéro de document, quantité, etc.
  • Facture : numéro de document, montant, quantité, etc.
  • Document article : stock, article, lieu de stockage, etc. (Source)

Dans l'introduction de cette section, il a été écrit que tous ces types de données sont interdépendants.

Voici un exemple concret à ce sujet :

Un département spécialisé a besoin d'un article du stock, que la logistique interne de l'usine doit livrer du stock vers le site de production. Cette commande du collaborateur contient le nom de l'article et le numéro d'article comme données de base. Mais aussi la quantité nécessaire comme date de mouvement. Cela signifie que les données de mouvement reposent toujours sur les données de base. Sans données de base, il n'y a pas de données de mouvement. Pour exister, les données de base ont besoin des données organisationnelles, qui comprennent le magasin et la division.

Il en résulte une probabilité de modification des données. Comme les données organisationnelles représentent l'entreprise réelle, la probabilité que ces données soient modifiées est plus faible. Les données de base sont plus souvent modifiées que les données organisationnelles. Si l'adresse ou le nom d'un partenaire commercial change, cela doit être adapté dans les données de base. Ce sont les données de mouvement qui sont le plus souvent modifiées, car elles n'existent qu'au sein d'un processus commercial.

Ayant pris connaissance de ces informations, consacrons-nous désormais à un exemple concret. Nous allons élaborer les données de base à posteriori. (Source)

Modélisation d'un processus d'achat

Dans une entreprise, au moins trois services différents sont impliqués dans un processus d'achat : Le service des achats, la réception des marchandises et le contrôle des factures.

Ces trois phases de base sont encore subdivisées pour un processus plus précis :

Un employé a besoin d'un certain article pour une de ces tâches. Il en informe le service des achats par une demande d'achat (détermination des besoins). Le service d‘achat détermine la source d'approvisionnement à l'aide de la demande d'achat. Celle-ci est sélectionnée en tenant compte des commandes passées (détermination de la source d'approvisionnement). Lors du choix du fournisseur, différentes offres entrant en ligne de compte doivent être demandées (choix du fournisseur).

L'étape suivante consiste à traiter la commande (traitement de la commande). Comme plusieurs services sont impliqués dans le processus, l'ensemble du déroulement doit être suivi (suivi de la commande).

C'est également à cette étape que les fournisseurs peuvent être rappelés à l'ordre en cas de livraisons en retard. Une fois que l'article a été réceptionné (réception des marchandises) et que sa quantité et sa qualité ont été contrôlées, l'exactitude de la facture est également vérifiée (contrôle des factures). Enfin, le paiement est traité (traitement des paiements), qui n'est plus attribué à la gestion des articles, mais à la comptabilité financière.

Quelles sont les données de base d'un processus d'achat ?

Dans cet exemple, plusieurs données de base sont entrées en jeu.

  • Le collaborateur : la demande d'achat du collaborateur contient plusieurs données de base. Le nom et l'adresse. Également des informations internes comme le matricule et le département de l'entreprise.
  • Le partenaire commercial : le partenaire commercial ou le fabricant est indispensable dans un processus d'achat. En font partie le nom, le numéro ou encore la formule de politesse.
  • La base de données fournisseurs : les données de base de la base de données fournisseurs comprennent le nom du fournisseur. Dans l'évaluation des fournisseurs, des données telles que le respect des délais de livraison, le prix et la qualité sont gérées. L'évaluation des fournisseurs permet d'établir la base de la décision pour le choix des fournisseurs.
  • La base de données articles : dans les achats, il y a des données telles que l'unité de quantité, le nom de l'article et la personne responsable de l'approvisionnement. De même, pour les articles approvisionnés en externe, un livre d'ordres est tenu, qui fait le lien entre la base de données articles, la fiche infos-achats et la base de données fournisseurs. Un fournisseur y est inscrit lors de l'identification d'une division.
  • La fiche infos-achats : dans ce processus, la base de données articles et la base de données fournisseurs sont reliées entre elles, ce qui permet de dégager les meilleures conditions et les meilleurs prix d'un fournisseur grâce à l'article.(Source)

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