28 septembre 2022 Glossaire informatique de Libelle, partie 17 : Qu'est-ce que l'automatisation des processus informatiques ?
Lorsqu'il s’agit d'échange de données dans l'informatique, des termes tels que SAP IDOC (Intermediate Document) et EDI (Electronic Data Interchange) sont rapidement évoqués. L'objectif de tous ces formats est la transmission et l'inversion de données ou d'informations. Pour ce faire, on distingue différents formats en fonction de l'environnement.
Les formats d'échange de données sont un outil important qui permet d'intégrer des processus commerciaux avec des partenaires externes, mais aussi en interne.
Mais que signifient exactement ces termes et quelles sont les différences entre les différents formats ? Dans ce nouvel article notre glossaire informatique Libelle, nous nous penchons entre autres sur ces questions et tentons d'apporter des éclaircissements.
Afin de servir le plus grand nombre possible de processus commerciaux, il existe de nombreux types d'IDoc différents et prédéfinis. IDoc est l'abréviation de "Intermediate Document". Une traduction libre serait donc document d'échange. Les IDocs sont donc des conteneurs SAP internes à l'entreprise pour l'échange de documents tels que des factures, des bons de livraison ou des commandes. Pour permettre l'échange, des ports correspondants sont configurés dans SAP (Transaction WE21).
Le port le plus fréquemment utilisé est le port de fichiers. Ce type de "port" permet au système SAP d'écrire l'IDoc sous forme de fichier sur le système de fichiers. D'autres systèmes peuvent alors lire l'IDoc à l'emplacement indiqué et le traiter. Dès qu'un système est capable de gérer le format IDoc, peu importe qu'il s'agisse d'un système SAP ou d'un système non SAP. (Source)
Que signifie exactement EDI ? Electronic Data Interchange ou EDI, décrit un concept d'échange de données qui utilise des formats standardisés. Ces formats offrent des possibilités idéales pour l'échange entre d'autres systèmes ERP. À l'ère de la numérisation, les processus commerciaux sont, dans le meilleur des cas, entièrement numérisés, y compris la communication avec les partenaires commerciaux et leurs systèmes. Un EDI peut servir de conteneur externe pour permettre une communication sans erreur entre les systèmes ERP des partenaires commerciaux. (Source)
L'IDoc est un format de fichier spécifique au fabricant de SAP pour l'échange de données et c'est pourquoi les IDocs sont généralement utilisés dans un système SAP interne. Dans les affaires internationales, en revanche, des standards indépendants sont privilégiés. À l'aide de convertisseurs EDI, les fichiers EDI, qui représentent par exemple des commandes ou des factures, peuvent être facilement convertis en IDocs SAP et inversement.
Les IDocs font partie de l'EDI. Ensemble, ils permettent de contrôler et d'automatiser la communication complexe entre les systèmes.
L'automatisation est un mot-clé : l'utilisation de l'EDI et des IDocs est particulièrement intéressante lorsqu'il s'agit d'une grande quantité de documents, car l'automatisation du traitement ultérieur présente un grand avantage financier. Le travail manuel et les erreurs qui y sont liées sont réduits.
Si vous souhaitez enregistrer des IDocs avec succès, par exemple pour déclencher un processus de commande ou de facturation, vous êtes confronté à un autre défi. Les solutions logicielles peuvent vous être d'une grande aide à cet égard. Dites adieu aux documents papier et passez à l'EDI et aux IDocs SAP. (Source)
C'est ici que de nombreux utilisateurs rencontrent des problèmes, car c'est là que se crée l'interface au niveau de laquelle un processus d'échange de données techniques devient un processus de gestion d'entreprise.
Les erreurs qui surviennent ici empêchent ou stoppent le processus de comptabilisation. Les "classiques" sont les données de base manquantes ou erronées. La correction des erreurs s'avère généralement difficile et prend beaucoup de temps. (Source)
Libelle EDIMON offre une vue d'ensemble de tous les IDocs SAP pertinents et de leur statut, ce qui simplifie la recherche manuelle des erreurs. De plus, Libelle EDIMON automatise le processus de résolution des erreurs et permet un traitement régulé de vos IDocs SAP.
Vous souhaitez en savoir plus sur différents sujets liés à l'informatique ? Par exemple, comment fonctionne exactement la communication par IDocs dans l'environnement SAP ou quelles sont les différentes manières de traiter les IDocs ? N'hésitez pas à consulter notre blog et à nous suivre sur LinkedIn.